¿Qué deben saber los CFOs antes de digitalizar la tesorería?

Los CFOs (Directores Financieros) enfrentan una tensión constante entre mantener liquidez suficiente y maximizar el rendimiento del efectivo de la empresa. Decidir digitalizar la tesorería significa dejar atrás procesos manuales imprecisos y adoptar métodos que favorecen agilidad, control y valor financiero.

Este proceso, además de tecnología, exige también disciplina, métricas robustas y estándares rigurosos para elegir herramientas que respondan a las necesidades reales.

Este artículo aborda los retos más frecuentes en la gestión manual y los beneficios operativos y estratégicos de pasar a lo digital. Además, hace referencia a los criterios que deberías emplear al seleccionar una solución.

Retos comunes en la gestión manual de tesorería empresarial

La gestión manual de la tesorería se caracteriza por depender de entradas manuales, reconciliaciones bancarias cerradas al mes y retos ante imprevistos financieros.

En este caso, las previsiones se basan en estimaciones parciales, lo que produce sobregiros o capital inmovilizado. Cada error de digitación, cada retraso en ingreso de datos, complica la visibilidad de la liquidez real en tiempo cercano.

Digitalizar la tesorería ofrece visibilidad inmediata de la liquidez y convierte el capital ocioso en un recurso con rendimientos tangibles.

El uso de múltiples sistemas no conectados —por ejemplo, hojas de cálculo distintas para cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo bancario— genera información dispar.

Las discrepancias entre departamentos deterioran la calidad de los reportes y obligan a dedicar tiempo para verificar cifras. La falta de alertas automáticas conduce a incumplimientos de pago y falta de aprovechamiento de descuentos. También destaca la ociosidad de caja cuando se podrían hacer inversiones de corto plazo.

Además, la gestión manual reduce la capacidad de respuesta ante escenarios adversos. Crisis de liquidez, cambios abruptos en tipos de interés o subidas imprevistas de costos operativos, son algunos de ellos.

Ante la ausencia de herramientas que permitan simulaciones, los CFOs no cuentan con escenarios alternativos claros. Esto limita la toma de decisiones proactivas.

Beneficios operativos y estratégicos de la digitalización financiera

Digitalizar la tesorería incrementa la velocidad de procesamiento de pagos y cobros. Automatiza conciliaciones con bancos, elimina entradas duplicadas y consolida información relevante para tomar decisiones informadas.

De este modo, se reduce la incidencia de errores y sus consecuencias. También, se libera tiempo del equipo para tareas analíticas, no solo operativas.

Al mismo tiempo, mejora la calidad de los pronósticos de flujo de efectivo. Se dispone de datos actualizados al día, saldos reales, y se evitan sorpresas por pagos olvidados o ingresos inesperados.

Eso facilita negociar condiciones con proveedores, optimizar líneas de crédito y tener un amortiguamiento frente a variaciones de demanda o escaladas de costos.

Digitalizar la tesorería como parte de un plan financiero permite asignar recursos excedentes con precisión. Bien sea invertir capital que actualmente está inactivo, aprovechar instrumentos financieros de corto plazo o alinear la estrategia financiera con objetivos de rentabilidad.

Además, aporta transparencia; tanto las auditorías como los reportes internos e informes para directorio muestran cifras coherentes, trazables, confiables.

Criterios clave para seleccionar una solución tecnológica adecuada

A continuación te explicamos algunos de los enfoques que puedes poner en práctica para elegir el instrumento adecuado:

1. Evalúa la integración real: la herramienta debe conectarse con tu ERP, nómina, bancos, sistema de cuentas por pagar y por cobrar. Es decir, conectividad que reduzca las tareas manuales al mínimo.
2. Funciones de forecast avanzadas: proyecciones basadas en datos históricos, modelos de escenarios (peores casos, mejores casos), sensibilidad a variaciones de ingresos y costos.
3. Liquidez operativa sin trabas: asegúrate de que la solución mantenga acceso rápido a los fondos, con opciones de inversión de corto plazo que no retengan capital innecesariamente.
4. Seguridad regulatoria y cumplimiento normativo: cifrado de datos, respaldo legal, supervisión financiera local competente.
5. Informes y métricas integradas: dashboards que muestren ratios críticos (DSO, DPO, ciclo de conversión, capital ocioso, riesgo de liquidez) alertas automáticas, reportes mensuales y trimestrales con trazabilidad.
6. Coste total versus retorno estimado: considera tarifas, comisiones, esfuerzo de implementación, entrenamiento del personal y costes de mantenimiento.

Indicadores para medir el impacto de la digitalización en la tesorería

DSO (Days Sales Outstanding) y DPO (Days Payable Outstanding) son métricas claras. Si el digitalizar la tesorería logra reducir días de cobro o extender plazos de pago sin penalización, estás ganando. El ciclo de conversión de efectivo (CCC) debería reducirse.

Considera también indicadores como:

• El ratio de capital ocioso frente al activo circulante: qué porcentaje del efectivo está inactivo y cuánto de ese monto genera rendimiento. 
• La tasa de errores en conciliaciones bancarias.
• Reducción del tiempo necesario para cerrar reportes mensuales o trimestrales.
• Liquidez inmediata: porcentaje del pasivo próximo frente al efectivo disponible. 
• Eficiencia operativa: reducción de tareas manuales y horas hombre ahorradas.
• Satisfacción del equipo de tesorería: facilidad de uso de la herramienta, menor estrés ante cierres, menor carga de trabajo repetitivo.
• Retorno financiero: rendimiento generado por inversiones de corto plazo (ej. overnight) u otros instrumentos que ahora puedes usar gracias a digitalizar la tesorería. Compararlo con lo que costaba mantener ese dinero sin uso.

Con tesorería digital, los CFOs anticipan riesgos, optimizan flujos y fortalecen decisiones financieras con datos confiables.

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Conclusión

Digitalizar la tesorería representa un compromiso más profundo que implantar una herramienta nueva. Implica transformar la manera en que gestionas liquidez, capital ocioso, previsión financiera y rendimientos operativos.

Un CFO debe tener claridad sobre métricas reales, criterios precisos y una estrategia de inversión bien definida. De esta forma, podrá romper la barrera entre simplemente  tener caja líquida o hacer que esa caja rinda.

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